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頭像

干貨!“人機(jī)共管”——湘雅三院的設(shè)備管理經(jīng)

2017-07-06

        

來源:中國醫(yī)院院長    作者:郭瀟雅

來源:中國醫(yī)院院長    作者:郭瀟雅

2017-07-06

        

醫(yī)療設(shè)備的管理不善,跑冒滴漏嚴(yán)重,直接影響醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益,這是令許多管理者頭痛的現(xiàn)象。中南大學(xué)湘雅三醫(yī)院(以下簡稱“湘雅三院”)作為國家衛(wèi)生計(jì)生委直管的三級(jí)甲等大型綜合性教學(xué)醫(yī)院,在對醫(yī)療設(shè)備實(shí)行精細(xì)化管理之前,曾存在以下問題。


一是在管理理念上重購置輕管理,對設(shè)備管理未形成科學(xué)的考核評(píng)價(jià)體系,缺乏行之有效的管理制度;二是設(shè)備管理以靜態(tài)數(shù)據(jù)管理為主,缺乏對應(yīng)信息的深層挖掘和再利用;三是設(shè)備臺(tái)賬及檔案信息不完整,不能體現(xiàn)設(shè)備運(yùn)行情況,難以為設(shè)備采購、更新?lián)Q代提供決策指導(dǎo);四是從采購至設(shè)備報(bào)廢10余環(huán)節(jié)中涉及多部門,因職能交叉與技術(shù)限制而缺乏連續(xù)性。


為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備管理從粗放型管理走向精細(xì)化管理,湘雅三院打破了傳統(tǒng)、落后的管理定式,以“綠色、安全、效率、服務(wù)”為宗旨,圍繞“科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化、信息化”這一目標(biāo),從2014年開始推行以“全生命周期”為主題的“人機(jī)共管”模式,并利用信息化手段為決策提供依據(jù),優(yōu)化了工作流程,提升了整體效益。


規(guī)范管理設(shè)備周期



湘雅三院副院長楊飛龍告訴記者,鑒于傳統(tǒng)采購模式的弊端,醫(yī)院規(guī)范了采購流程,建立了招標(biāo)文件及設(shè)備采購合同模板,在模板中固化了大型設(shè)備信息接口及售后服務(wù)等內(nèi)容,將詢價(jià)工作提前到招標(biāo)文件制定環(huán)節(jié)。同時(shí),建立了科室檔案管理室,對合同、檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)性分類整理。


中南大學(xué)湘雅三院建立的科室檔案管理室


申請?jiān)O(shè)備的科室除了要填寫《設(shè)備計(jì)劃申報(bào)審批表》,還要根據(jù)預(yù)申報(bào)價(jià)格分類,填寫設(shè)備論證報(bào)告書、效益分析表及配套耗材申請表。科室須對設(shè)備的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、配套耗材的采購價(jià)格、預(yù)計(jì)開展次數(shù)、人員費(fèi)用及所承擔(dān)的教學(xué)科研項(xiàng)目等進(jìn)行客觀、有效的充分論證,為設(shè)備購置決策提供科學(xué)參考。


2016年,基于原有設(shè)備管理辦法,醫(yī)院增加了對科室及申報(bào)項(xiàng)目的考評(píng)打分。首先,在設(shè)備購置初審階段,制定了可量化的指標(biāo),對每一個(gè)申報(bào)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)分,為評(píng)審專家提供客觀依據(jù)。其次,協(xié)同審計(jì)辦對入圍項(xiàng)目進(jìn)行初步詢價(jià),以保證年度計(jì)劃預(yù)算資金盡量準(zhǔn)確。其三,醫(yī)院定期對評(píng)審流程進(jìn)行優(yōu)化完善,例如在專家人選的抽取過程中,醫(yī)院優(yōu)化了專家組成結(jié)構(gòu),涵蓋了外科、內(nèi)科、護(hù)理、管理等各個(gè)方面的專家,確保醫(yī)療設(shè)備購置的公平、公正、合理、有效。


為進(jìn)一步加強(qiáng)對醫(yī)學(xué)設(shè)備采購與審批工作的管理,醫(yī)院對設(shè)備采購和審批流程進(jìn)行了修訂,下發(fā)了《關(guān)于調(diào)整醫(yī)學(xué)裝備采購審批流程》的通知,對各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)把關(guān)。具體流程為:科室提交申請及論證報(bào)告——資產(chǎn)與裝備辦初審并組織答辯(10萬元以上)——協(xié)同審計(jì)詢價(jià)——醫(yī)學(xué)裝備委員會(huì)制定年計(jì)劃——院務(wù)會(huì)審批。在本流程中,根據(jù)不同金額劃分,從10萬以下、10萬~50萬及50萬以上分為三個(gè)階段,分別制定了對應(yīng)的采購流程及相應(yīng)的制度。


湘雅三院資產(chǎn)與裝備辦凌顥對記者說,為最大限度利用好醫(yī)院有限的醫(yī)學(xué)設(shè)備,緩解臨床醫(yī)技科室對醫(yī)學(xué)設(shè)備的需求與醫(yī)院設(shè)備投入資金不足的矛盾,醫(yī)院制訂了《醫(yī)學(xué)裝備年度計(jì)劃管理辦法》,使醫(yī)院每年在設(shè)備方面的投入總量,與醫(yī)院醫(yī)療收入增長率相適應(yīng)。通過實(shí)施該制度,既保障學(xué)科發(fā)展及公共平臺(tái)項(xiàng)目所需資金,又保障了各科室5萬元以下基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)設(shè)備采購資金的充足。


醫(yī)學(xué)裝備全生命周期元素及管理流程


在設(shè)備維修與保養(yǎng)方面,湘雅三院制定了《關(guān)于醫(yī)學(xué)裝備維修保養(yǎng)相關(guān)事項(xiàng)辦法》,對醫(yī)療設(shè)備的維修及保養(yǎng)進(jìn)行系統(tǒng)管理。該制度規(guī)定,醫(yī)院根據(jù)醫(yī)療設(shè)備分類及使用狀態(tài),對一般性設(shè)備按季度進(jìn)行巡檢及保養(yǎng),如呼吸機(jī)、監(jiān)護(hù)儀、輸液泵等,發(fā)現(xiàn)故障進(jìn)行維修或聯(lián)系供應(yīng)商更換易損件,對大型設(shè)備如透析機(jī)進(jìn)行定期清洗和消毒。


在設(shè)備管理中,售后成本與采購成本“倒掛”現(xiàn)象是個(gè)令管理者頭痛的難題。對此,在《關(guān)于醫(yī)學(xué)裝備維修保養(yǎng)相關(guān)事項(xiàng)辦法》中還特別指出,要打破大品牌的技術(shù)壟斷,在設(shè)備招標(biāo)采購時(shí),必須明確該設(shè)備全生命周期內(nèi)的維保費(fèi)用。資產(chǎn)與裝備辦通過與廠家大量的前期對接溝通工作,在采購前達(dá)成售后協(xié)議,有效降低了設(shè)備的運(yùn)行成本。


信息化提升管理效率


湘雅三院結(jié)合設(shè)備管理實(shí)際情況和醫(yī)院發(fā)展趨勢,將設(shè)備全生命周期成本管理理念貫穿于信息化系統(tǒng)開發(fā)中(圖1)。2016年8月,“醫(yī)學(xué)裝備服務(wù)與管理信息系統(tǒng)”正式上線,為醫(yī)院制訂醫(yī)學(xué)裝備年計(jì)劃提供了客觀翔實(shí)的參考數(shù)據(jù)。


湘雅三院資產(chǎn)與裝備辦主任管志祎表示,該信息系統(tǒng)的開發(fā)以數(shù)據(jù)分析科學(xué)化、成本核算實(shí)時(shí)化、系統(tǒng)管理流程化、工作信息透明化為基礎(chǔ),按照以服務(wù)臨床為根本、以業(yè)務(wù)需求為導(dǎo)向,結(jié)合本職工作需求設(shè)置功能的原則,把握每一環(huán)節(jié)精心設(shè)計(jì),實(shí)現(xiàn)了各環(huán)節(jié)間的無縫銜接,形成了完整的閉環(huán)服務(wù)系統(tǒng)。


據(jù)凌顥介紹,該信息系統(tǒng)分為無紙化辦公系統(tǒng)和成本效益分析系統(tǒng)兩大模塊。無紙化辦公系統(tǒng)是對原有紙質(zhì)辦公形式的提煉,具有電子化檔案管理、在線報(bào)修、保養(yǎng)信息管理等功能。該模塊采用全流程導(dǎo)航,將資產(chǎn)與裝備辦日常管理工作,按照軟件圖形式流程,對設(shè)備的購置計(jì)劃、招標(biāo)、合同簽訂、運(yùn)營、維修保養(yǎng)等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全程數(shù)字化管理,規(guī)范并優(yōu)化工作流程,明確崗位工作要點(diǎn),劃分工作權(quán)限,使得資產(chǎn)與裝備辦的管理架構(gòu)清晰,工作職責(zé)井然有序,有效提高了日常工作效率。


例如,不論是計(jì)劃采購還是臨時(shí)采購,無紙化辦公系統(tǒng)都可建立完整的流程監(jiān)控機(jī)制,使相關(guān)負(fù)責(zé)人能夠?qū)崟r(shí)、動(dòng)態(tài)了解采購進(jìn)程,并通過流程管理功能,對各部門待辦事項(xiàng)進(jìn)行督辦,對各環(huán)節(jié)所耗時(shí)間進(jìn)行查詢,及時(shí)發(fā)現(xiàn)流程停滯點(diǎn),減少人為停滯因素。據(jù)統(tǒng)計(jì),系統(tǒng)運(yùn)行初期,每個(gè)項(xiàng)目的審批時(shí)間平均縮短5個(gè)工作日。


成本效益分析系統(tǒng)的主要功能是對30萬元以上的大型設(shè)備進(jìn)行成本效益分析。該模塊在醫(yī)療設(shè)備電子檔案的基礎(chǔ)上,對醫(yī)療設(shè)備及配套輔助設(shè)備等進(jìn)行了全面清理,使醫(yī)療設(shè)備的收入精細(xì)化、成本準(zhǔn)確化,從而計(jì)算出精確的醫(yī)療設(shè)備運(yùn)營效益。通過該模塊,可自動(dòng)計(jì)算出各科室醫(yī)療設(shè)備利用率、故障率、維修率、閑置率等使用指標(biāo),并實(shí)時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總、分析,為醫(yī)療設(shè)備采購的決策提供數(shù)據(jù)支持。同時(shí),也可根據(jù)效益分析的利潤率、使用率、周轉(zhuǎn)率等運(yùn)轉(zhuǎn)指標(biāo),合理優(yōu)化資源配置,降低運(yùn)行成本,提高經(jīng)濟(jì)效益。


例如,綜合指數(shù)評(píng)分表從近三年醫(yī)療設(shè)備的投入、年度計(jì)劃執(zhí)行情況、回收成本年限、申報(bào)書質(zhì)量、年度醫(yī)學(xué)裝備收入占科室業(yè)務(wù)收入比5個(gè)方面,對設(shè)備進(jìn)行綜合評(píng)分,量化了科室業(yè)務(wù)能力、設(shè)備使用及綜合管理水平,準(zhǔn)確反映各科室設(shè)備使用效率的具體差異。按科室設(shè)備收入能力排名,有效防止了盲目采購醫(yī)療設(shè)備的現(xiàn)象,為裝備決策制定提供了科學(xué)依據(jù)。


此外,利用信息化管理手段,醫(yī)院實(shí)現(xiàn)了對新增醫(yī)療設(shè)備的在線回訪。根據(jù)回訪情況,對使用率不高的醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行調(diào)撥,或進(jìn)行集中統(tǒng)一調(diào)配,不僅減少了重復(fù)投資,而且提高了大型貴重醫(yī)療設(shè)備的利用率。


優(yōu)化管理永無止境


據(jù)初步測算,湘雅三院通過精細(xì)化管理,醫(yī)療設(shè)備采購總額逐年遞減。2016年,5萬元以下醫(yī)療設(shè)備占全年采購總金額比為3 . 0 5 % ;5萬~10萬元的醫(yī)療設(shè)備采購額占比為5.48%;10萬~50萬元及50萬元以上的醫(yī)療設(shè)備采購占比分別為17.4%及62%,各項(xiàng)占比達(dá)到了合理配置、協(xié)調(diào)管理的目標(biāo)。但楊飛龍認(rèn)為,受目前軟硬件條件和傳統(tǒng)習(xí)慣的限制,醫(yī)院在設(shè)備管理方面仍存在一些問題,具體表現(xiàn)在以下三點(diǎn)。


一是設(shè)備申請審批環(huán)節(jié)有待進(jìn)一步精簡,效益評(píng)估流程有待進(jìn)一步優(yōu)化,來自臨床的主要設(shè)備購置意見須更加明確及客觀;采購環(huán)節(jié)中根據(jù)相關(guān)規(guī)定及程序進(jìn)行招投標(biāo),對技術(shù)參數(shù)進(jìn)行嚴(yán)格把控,在實(shí)際工作中起到“公平、公正、公開”的作用;對于前期論證及驗(yàn)收工作,由于受人員、場地等客觀條件限制,在實(shí)際工作中須依靠信息化手段進(jìn)行細(xì)化,解決“最后一公里”問題。


二是醫(yī)院資產(chǎn)信息有待進(jìn)一步統(tǒng)一。針對目前資產(chǎn)管理臺(tái)賬中存在的問題,應(yīng)積極整改,逐步將全院醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)卡片進(jìn)行統(tǒng)一盤點(diǎn),并采用二維碼形式重新貼標(biāo)。然而,由于醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)眾多,加之舊標(biāo)簽遺失、新舊設(shè)備難以區(qū)分等問題,使資產(chǎn)盤點(diǎn)及貼標(biāo)工作任務(wù)重、難度大,該工作進(jìn)展相對緩慢。


三是醫(yī)學(xué)工程隊(duì)伍建設(shè)有待進(jìn)一步加強(qiáng)。現(xiàn)階段,醫(yī)院的醫(yī)學(xué)裝備預(yù)防性維護(hù)、三級(jí)保養(yǎng)及質(zhì)控工作的開展還存在局限性,一定程度上影響了醫(yī)療質(zhì)量,使得醫(yī)療器械的使用存在安全隱患。


凌顥認(rèn)為,基于目前實(shí)施的信息系統(tǒng)建設(shè),未來湘雅三院信息化建設(shè)有待從三個(gè)方面進(jìn)行完善。


一是使用終端的移動(dòng)化。原有的信息系統(tǒng)要在堅(jiān)實(shí)底層架構(gòu)的基礎(chǔ)上,全面向手機(jī)、IPAD等便攜移動(dòng)終端移植過渡,以此來優(yōu)化工作流程,便于異地辦公。


二是信息系統(tǒng)的集中化。目前,醫(yī)院還處于科室統(tǒng)計(jì)普通數(shù)據(jù)階段,在醫(yī)院整體信息化普及到一定程度后,要進(jìn)行統(tǒng)籌化發(fā)展,進(jìn)一步向環(huán)節(jié)流程推進(jìn),深入到每一項(xiàng)節(jié)點(diǎn),力求醫(yī)學(xué)裝備采購全流程都從辦公系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)施,力爭醫(yī)用耗材及售后等均實(shí)現(xiàn)全程無紙化辦公。


三是數(shù)據(jù)價(jià)值的最大化。行政后勤在進(jìn)行設(shè)備監(jiān)管的同時(shí),將產(chǎn)生的各項(xiàng)設(shè)備數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)發(fā)給科研部門,利用大數(shù)據(jù)協(xié)助科研人員進(jìn)行課題研究,更好地為臨床服務(wù)。設(shè)備采購是一門科學(xué),既要遵守法制和政策的規(guī)定,又要滿足使用的專業(yè)性、可靠性、先進(jìn)性和經(jīng)濟(jì)性。公立醫(yī)院在設(shè)備采購和管理方面,各自

有不同的流程和方法,但都需要借助信息化的手段,在確保醫(yī)療設(shè)備使用

過程安全可靠的同時(shí),努力提高對醫(yī)療設(shè)備全周期的管理效率。


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